Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzhinweise für Bewerbende in Deutschland gem. Art 13, 14 DSGVO

Der Schutz Deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Dich, wie wir Deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Gesellschaft

Adresse

Handelsregister

Vertretungsberechtige

FINNOFLEET GmbH (Muttergesellschaft)

Kurhessenstraße 5

64546 Mörfelden-Walldorf

Deutschland

Amtsgericht Darmstadt

HRB 105718

Andrej Eichler

Sofern der Bewerbungsprozess gemeinsam von mehreren Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe durchgeführt wird, erfolgt die Verarbeitung als gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO. Die beteiligten Unternehmen sind:

Gesellschaft	Adresse	Handelsregister	Vertretungsberechtige
SUBITO GmbH	Kurhessenstraße 5 64546 Mörfelden-Walldorf Deutschland	Amtsgericht Darmstadt HRB 106303	David Korbel, Manuel López
TXS GmbH	Sonninstr. 28 20097 Hamburg Deutschland	Amtsgericht: Hamburg HRB: 144179	Andrej Eichler, Michael Kuckartz
b+m Informatik GmbH	Rotenhofer Weg 20 24109 Melsdorf Deutschland	Amtsgericht Kiel, HRB 26960	Andrej Eichler
Pro-Direct-Finance GmbH	Karl-Marx-Allee 90a 10243 Berlin Deutschland	Amtsgericht Berlin-Charlottenburg; HRB 94778 B	Ines Teuber, Siegfried Fichtler
engram GmbH	Konsul-Smidt-Straße 8r 28217 Bremen Deutschland	Amtsgericht Bremen HRB Bremen 20782	Tim J. Konz, Manuel López

— gemeinsam „wir“ genannt.

Die Parteien haben eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO getroffen. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung stellen wir Dir auf Anfrage gerne zur Verfügung.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Stefan Eisert

SEDC

Untere Bergstr. 64

85456 Wartenberg

Deutschland / Germany

Telefon: +49 8762 5008013

Mobil: +49 173 481 6006

E-Mail: sedc1@web.de

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten, um Dein Bewerbungsverfahren durchzuführen, insbesondere um:

• Deine Bewerbung zu prüfen,

• mit Dir zu kommunizieren,

• eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu treffen.

Wenn Du einer Speicherung Deiner Bewerbung für künftige Stellenangebote ausdrücklich zustimmst, verarbeiten wir deine Daten auch zu diesem Zweck.

Rechtsgrundlagen sind:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an einem effizienten Bewerbungsprozess innerhalb unserer Unternehmensgruppe
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - (Einwilligung), sofern Du uns freiwillig zusätzliche Daten bereitstellst oder der Aufnahme in einen Bewerberpool zustimmst
• § 26 BDSG (soweit anwendbar) – Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten alle Daten, die Du uns im Rahmen deiner Bewerbung übermittelst, insbesondere:

• Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen

• ggf. weitere freiwillige Angaben (z.B. Bewerbungsfoto)

• Kommunikationsinhalte (z.B. E-Mails)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeiten wir nur, wenn Du uns diese freiwillig mitteilst und eine Rechtsgrundlage vorliegt.

5. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten in der Regel direkt von Dir.
Zusätzlich können Daten aus diesen Quellen stammen:

• Personalvermittlungen oder Recruiting-Agenturen (mit Deiner Einwilligung)
• öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke (z. B. LinkedIn, XING), sofern Dein Profil öffentlich ist
• Empfehlungen („Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“), sofern Du der Weitergabe zugestimmt hast

6. Empfänger der Daten

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf deine Daten, die in den Bewerbungs- und Auswahlprozess eingebunden sind. Es kann erforderlich sein, dass Deine Bewerbungsdaten an andere Unternehmen der FINNOFLEET Gruppe weitergegeben werden, soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Prüfung Deiner Eignung für alternative Positionen erforderlich ist. Die Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bewerberverwaltung und Besetzung von Stellen innerhalb der Gruppe).

Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses nutzen wir zudem die Recruiting-Plattform Personio (Personio SE & Co. KG, München), die Deine Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unserer Weisung verarbeitet. Näheres zu der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Personio findest du im Abschnitt „Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite“.

Die Weitergabe an sonstige Dritte außerhalb der Unternehmensgruppe erfolgt nicht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu oder du hast eingewilligt.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in die Schweiz kann erfolgen, da dort zwei mit uns verbundene Gesellschaften ansässig sind, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sein können.

Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Somit gelten für die Schweiz vergleichbare Datenschutzstandards wie innerhalb der EU.

8. Dauer der Speicherung

• Deine Bewerbungsdaten werden grundsätzlich 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

• Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn du dazu deine explizite Einwilligung erteilt hast (z.B. 12 Monate für einen Bewerberpool, oder wie in der Einwilligung angeben) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte bezüglich Deiner personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Deiner Rechte kannst Du dich an die oben angegebenen Kontaktdaten wenden.

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Datenschutzbehörde Deines Wohnorts oder unseres Firmensitzes. Die unseres Firmensitzes lautet:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 14080

E-Mail: poststelle@datenschutz-hessen.de

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Deiner personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten können wir Deine Bewerbung nicht berücksichtigen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 03.2026

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.